Urenschrijven met een projectorganisatie

Een projectorganisatie is een tijdelijke organisatie die wordt opgericht om een project uit te voeren. De organisatie heeft een projectdirecteur, projectafdelingen en eigen projectmanagers. De medewerkers van een projectorganisatie zijn medewerkers van verschillende bedrijven, oftewel de projectpartners.

Whitepaper

Wat is een projectorganisatie?

De organisatie kan een eigen, voor het project opgerichte en tijdelijke rechtspersoon zijn. Bijvoorbeeld in de vorm van een VOF of een THV.

Een projectorganisatie bepaalt zijn eigen administratie. Omdat er meerdere partners meewerken, bestaat het risico dat uurgegevens in verschillend formaat en op verschillende momenten worden aangeleverd. Dat kan een onnodig ingewikkeld en tijdrovend declaratieproces tot gevolg hebben.

ClockWise biedt hier een oplossing voor. Door in één systeem te werken wordt dit voorkomen. Er ontstaat een uniform proces voor urenregistratie, accorderen en rapporteren. Een basis voor de dashboards en de financiële administratie, onafhankelijk van de partners. En het scheelt tijd.

Tegelijkertijd kunnen de partners zelf in het systeem de uren van hun medewerkers bekijken.

Het urenschrijfproces en de rollen

De projectmedewerker
De projectmedewerker schrijft uren en dient deze ter goedkeuring in bij de projectmanager. Een projectmedewerker kan uren schrijven op verschillende deelprojecten. Voor de geschreven uren geldt een tarief.

De projectmanager
De projectmanagers hebben inzage in de ingediende urenstaten voor hun deel van het project. Deze uren kunnen ze goedkeuren of afkeuren en teruggeven aan de projectmedewerker. De projectmanager heeft inzage in alle op zijn deelproject geschreven uren. Dat zijn de uren van alle projectmedewerkers, onafhankelijk van de projectpartner.

De projectdirecteur
De projectdirecteur kan alle geschreven uren in het project bekijken en de uren van de managers goedkeuren.

De financieel manager
De financieel manager kan de goedgekeurde uren financieel verwerken. Hij kan voor iedere partner een urenlijst uitdraaien met de uren die gedeclareerd mogen worden. De financieel manager heeft inzicht in het totaal aan gedeclareerde uren voor het project en de deelprojecten en de bijbehorende bedragen. Hij houdt wijzigingen van de tarieven bij.

Meekijkmanager
Als een partner een proforma factuur binnenkrijgt, kan de meekijkgebruiker van die partner de uren in het systeem nogmaals controleren. Uren kunnen daarna nog naar andere systemen worden geëxporteerd.

Projectadministrateur of beheerder
De beheerder houdt toezicht op het proces. Hij zorgt ervoor dat medewerkers hun taak kunnen uitvoeren door rechten uit te delen en toegang tot de benodigde gegevens toe te kennen. De beheerder zorgt voor het onderhoud van het proces.

Waarom ClockWise?

De mogelijkheden van ClockWise sluiten uitstekend aan bij de beschreven structuur van de projectorganisatie, het proces en de rollen en rechten.

Functioneel
ClockWise zorgt ervoor dat data uniform beschikbaar is.
Het urenschrijf- en declaratieproces wordt centraal geregeld.
De projectpartners kunnen hun eigen uren zelf bekijken, terwijl het systeem onafhankelijk van de partners blijft.
Rapportages over projecten zijn beschikbaar voor projectmanagers.
Gegevens zijn te exporteren of te koppelen aan andere systemen, zoals een dashboard of de administratie.
Heldere rollen en rechten over de ingevoerde gegevens, met duidelijkheid over wie welke data kan zien.

Operationeel
Er is een korte implementatietijd.
Er kan eenvoudig worden op- en afgeschaald. Dat komt van pas bij de verschillende fases van het project, waarbij meer of minder medewerkers uren hoeven bij te houden.
Het is online en ook beschikbaar via apps.
Er hoeven geen externen in je eigen systeem. Houd je gegevens bij de juiste personen.
Onafhankelijke derde partij.

Ben je al klant of wil je meer informatie?

Check dan ons kenniscentrum!

Naar het kenniscentrum

Ervaar het zelf

We begrijpen dat het een grote stap is om ClockWise direct te implementeren. Daarom bieden we ClockWise 4 weken gratis aan. In deze 4 weken maak je gebruik van alle functionaliteiten en de begeleiding van onze ServiceDesk die daarbij hoort!

Start je proefaccount

Veelgestelde vragen

Bekijk of je antwoord erbij staat

Moet ik de urenregistratie verplicht bijhouden?

Ja, als werkgever ben je in Nederland verplicht om de gewerkte uren van je medewerkers vast te leggen. Dat staat in de Arbeidstijdenwet. Die wet is er simpelweg om te zorgen dat mensen niet te veel werken en genoeg rust krijgen. Hoe je dat precies bijhoudt, mag je zelf kiezen zolang je registratie maar duidelijk en betrouwbaar is. Ontdek hier hoe ClockWise jou kan helpen bij een overzichtelijke en correcte urenregistratie.

Is overstappen naar ClockWise ingewikkeld?

Nee, overstappen naar ClockWise is eenvoudig. Het systeem is gebruiksvriendelijk en snel te begrijpen, waardoor je zonder lange of dure implementatietrajecten aan de slag kunt. We begeleiden je waar nodig bij de inrichting, zodat je snel en soepel kunt overstappen en direct efficiënt kunt werken.

Welke service biedt ClockWise?

Onze klantenservice is direct bereikbaar, telefonisch, per mail of via de website. Geen ticketsystemen of eindeloze wachttijden, maar direct een medewerker die met je meedenkt. Of je nu een vraag hebt over instellingen, rapportages of facturatie: we staan voor je klaar. Veel klanten kiezen juist voor ClockWise vanwege onze persoonlijke aanpak en korte lijnen.

Heeft ClockWise een kenniscentrum?

ClockWise heeft een kenniscentrum.clockwise.info waar je antwoorden kunt vinden op je vragen over de urenregistratie en het urenscherm, de vakantiekaart, de rapportages en de financiële mogelijkheden van ClockWise. Als je er niet uitkomt kun je ook altijd contact opnemen met onze servicedesk.

Heeft ClockWise een API?

ClockWise heeft een API. Deze is benaderbaar als je een ClockWise abonnement hebt afgesloten. Met de API kun je gegevens ophalen voor je dashboard bijvoorbeeld in PowerBI of Qlick, of je kunt projecten en medewerkers aanmaken met de API.

Wat levert urenregistratie mij op?

Urenregistratie biedt veel voordelen. Het geeft niet alleen inzicht in werknemersactiviteit en productiviteit, maar ook in kostenoverzicht en efficiëntie van werkprocessen. Daarnaast is urenregistratie belangrijk voor het beoordelen van projectstatussen, rendement, en het vormt de basis voor nauwkeurige facturatie. Het stelt bedrijven ook in staat om hun operationele efficiëntie te verbeteren.

Waarom is urenregistratie belangrijk bij R&D-projecten?

Werk je aan innovatieve projecten of wil je gebruikmaken van subsidies zoals de WBSO? Dan is een goede urenregistratie vaak verplicht. De overheid wil namelijk precies weten hoeveel tijd er in onderzoek en ontwikkeling wordt geïnvesteerd. Door je uren netjes bij te houden, kun je eenvoudig aantonen dat je aan de voorwaarden voldoet. Zo voorkom je dat je subsidie misloopt én heb je altijd inzicht in de inzet binnen je R&D-projecten. Lees hier meer over hoe ClockWise je ondersteunt bij urenregistratie voor de WBSO.

Kan ik iDEAL-betaallinks in mijn facturen gebruiken?

Ja! Met een Mollie-account kun je eenvoudig iDEAL-betaallinks toevoegen aan je facturen in ClockWise. Klanten betalen sneller en jij houdt overzicht. Je koppelt het door je Mollie API-sleutel in ClockWise in te voeren en de betaallink standaard of per klant in te stellen. Uiteraard helpt ons team jou graag met het integreren van dit systeem. Bekijk hier hoe je een IDEAL-linkje toevoegt aan facturen.